Erfahrene Führungskräfte für datengetriebene Geschäftsmodelle zu finden: In Zeiten der Digitalisierung eine Herausforderung. Alle Branchen kämpfen um diese Top-Kandidaten. Ein mittelständisches IT-Systemhaus aus Frankreich zeigt, dass man deshalb den Kopf nicht in den Sand stecken muss.

An 14 Standorten entwickeln und betreiben mehr als 2.000 IT-Experten PLM-Software für Unternehmen der Fertigungsindustrie. Ein Wachstumsmarkt. Um die Wachstumsziele zu erreichen, benötigt das Systemhaus allerdings 25 neue Spezialisten pro Monat. Vorzugsweise mit fünf bis zehn Jahren Erfahrung in Industrie 4.0, AI, Edge Computing, Microservice-Architekturen, Krypto und/oder Open Source. Es handelt sich um einen umkämpften Markt.

Ein Personalberater begleitete das HR-Team sieben Monate lang als Scrum-Master, führte innovative Tools zur Kollaboration sowie agiles Projektmanagement ein und sorgte für mehr Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Das Resultat: Nach nur sieben Monaten erreichte das Systemhaus die avisierte Neubesetzungsquote. Offene Stellen werden heute nach durchschnittlich drei Monaten besetzt.

Offensichtlich eine Herausforderung: Kommunikation verbessern, Recruiting-Prozess beschleunigen

Jetzt zur Vorgeschichte. Das Systemhaus fasste etwa 1,5 Jahre vorher den Entschluss, die Aufgaben des Personalmarketings mit Active Sourcing zu erweitern. Mitarbeiter versuchten, auf dem Arbeitsmarkt in Kontakt mit interessanten Kandidaten zu treten und Beziehungen aufzubauen. Die Verantwortlichen mussten allerdings feststellen, dass sich die Mitarbeiter mit dieser Art „Kaltakquise“ unwohl fühlten und sehr zurückhaltend agierten. Diese Vorbehalte respektive Mindsets galt es zu verändern.

Zudem hakte die Kommunikation zwischen HR-Abteilung und Fachabteilungen. Wissenstransfer, der den Recruiting-Prozess optimieren könnte, fand nicht in ausreichendem Maße statt. Ein weiteres Problem: Im Unternehmen gab es mehrere Product-Owner aus unterschiedlichen Fachbereichen, die um die Ressourcen der HR-Abteilung konkurrierten und so Recruiting-Prozesse blockierten.

Lösung: Know-how Transfer durch einen Berater, der die Mitarbeiter begleitet

Das Ziel des Beraters: HR-Mitarbeiter sollten lernen sich flexibel, proaktiv, antizipativ und initiativ zu verhalten, um die Erfolgschancen zu maximieren. Zu Beginn wurde eine sogenannte Unkonferenz veranstaltet. Bei diesem Format kamen Mitarbeiter aus allen betroffenen Abteilungen zusammen, um Herausforderungen im Personalbereich zu identifizieren und Impulse für Lösungswege zu erarbeiten. Dabei ging es allerdings nicht darum, Präsentationen über sich ergehen zu lassen. Vielmehr entstand ein geschützter Raum, in dem sich die Teilnehmer aktiv auf Augenhöhe begegneten und einen offenen Dialog führten. Mit gegenseitigem Respekt und Wertschätzung. Zudem formulierten die Teilnehmer sogenannte User Stories, über die ihre Anforderungen an Kandidaten deutlich wurden und differenzierende Merkmale des Unternehmens erkennbar wurden. Die Unkonferenz war die erste Maßnahme, um die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Und die Akzeptanz des Personalwesens künftig zu verbessern.

Mehr Erfolg mit Scrum Boards, OKR und dem Eisbergmodell

Der nächste Schritt: Der Personalberater führte sukzessive Methoden und Werkzeuge ein, um das Recruiting transparenter und effizienter zu machen. Dazu zählte Scrum, ein Vorgehensmodell des Projektmanagements aus der agilen Softwareentwicklung, zudem das Eisbergmodell aus der Werbepsychologie und Objectives and Key Results (OKR) – ein bei INTEL und Google etablierte Management-System zur Mitarbeiterführung.

Teil der technischen Neuerungen war ein virtuelles Scrum Board in der Cloud. Es beschleunigt die Kommunikation zwischen Teammitgliedern der HR-Abteilung. HR-Mitarbeiter und auch die internen Kunden (betroffene Fachabteilungen) können von überall auf dieses Tool zugreifen – auch mit Laptops, Smartphones und Tablets. Auf dem Scrum Board verfolgen sie jede Phase des Hiring-Prozesses. Vom ersten Feedback zu potenziellen Kandidaten, über den Auswahlprozess und die Kontaktaufnahme bis hin zur Unterzeichnung des Vertrags.

Darüber hinaus wurde ein Backlog gepflegt, Mitarbeiter halten dort ihre Verbesserungsvorschläge, Arbeitsaufträge oder Ideen bezüglich Personalgewinnung kontinuierlich fest. Der Arbeitsfortschritt lässt sich mit einem digitalen Burndown-Chart visualisieren. Die HR-Abteilung ging zudem dazu über, im Tagesgeschäft Issue Tracker und Instant Messenger zu verwenden.

Besonders wichtig ist das regelmäßige Reflektieren. In Dailies (= tägliche kurze Treffen) resümieren Mitarbeiter Projekte und verbessern Argumentationen und Vorgehensweisen. Das verbesserte das Recruiting kontinuierlich und führte dazu, dass die HR-Abteilung vakante Stellen mittlerweile nach rund drei Monaten besetzt. Nicht zuletzt ist die Akzeptanz der HR-Abteilung durch die Fachabteilungen gestiegen.

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Thomas Völklein

Thomas Völklein

Thomas Völklein

Partner der QRC Group Personalberatung

Erlangen

Telefon:  + 49 171 / 975 92 23

E-mail: thomas.voelklein@qrc-group.com

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