Führungskräfte für die Digitale Transformation finden: In Zeiten des Fachkräftemangels eine
Herausforderung. Die Branchen kämpfen um Top-Talente. Warum ein Personalberater, der
gleichzeitig erfahren als Scrum-Master ist, die Lösung sein kann.

Der Kampf um Führungskräfte ist kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken. Das beweist ein
mittelständisches IT-Systemhaus aus Frankreich. An über 14 Standorten entwickeln und betreiben
mehr als 2.000 IT-Experten PLM-Software für Unternehmen der Fertigungsindustrie. Ein
Wachstumsmarkt. Um die Wachstumsziele zu erreichen, benötigt das Systemhaus allerdings 25 neue
Experten pro Monat. Vorzugsweise mit fünf bis zehn Jahren Erfahrung mit Industrie 4.0,
Microservice-Architekturen und Open Source. Es handelt sich um einen umkämpften Markt.

Ein Personalberater begleitete das HR-Team als Scrum-Master sieben Monate lang, führte Tools und
Methoden sowie agiles Active Sourcing ein und sorgte damit für strukturierte Kommunikation
zwischen den Mitarbeitern. Das Resultat: Nach nur sieben Monaten erreichte das Systemhaus die
avisierte Neubesetzungsquote. Offene Stellen besetzt es heute nach durchschnittlich drei Monaten.

Herausforderung: Kommunikation verbessern, Recruiting-Prozess beschleunigen

Zunächst fasste das IT-Systemhaus den Entschluss, Active Sourcing in der HR-Abteilung einzuführen.
Mitarbeiter versuchten, auf dem Arbeitsmarkt in Kontakt mit Kandidaten zu treten und Beziehungen
aufzubauen. Die HR-Abteilung stieß bei dieser Bemühung allerdings an Grenzen. Es stellte sich nicht
der gewünschte Erfolg ein. Auch deshalb, weil sich Mitarbeiter mit dieser „Kaltakquise“ unwohl
fühlten und zu zurückhaltend waren. Diese Vorbehalte respektive Mindsets galt es sanft aber
bestimmt zu verändern.

Zudem hakte die Kommunikation zwischen HR-Abteilung und Fachabteilungen. Wissenstransfer, der
den Recruiting-Prozess optimieren könnte, fand nicht in ausreichendem Maße statt. Ein weiteres
Problem: Im Unternehmen gab es mehrere Product-Owner aus unterschiedlichen Fachbereichen, die
um die Ressourcen der HR-Abteilung konkurrierten und so Recruiting-Prozesse blockierten.

Lösung: Der Personalberater sorgt für agiles Active Sourcing

Das Ziel des Beraters: HR-Mitarbeiter sollten lernen flexibel, proaktiv, antizipativ und initiativ zu
agieren, um die Erfolgschancen zu maximieren.

Zu Beginn führte der Personalberater eine Unkonferenz durch. Bei diesem Format kommen
Mitarbeiter aus betroffenen Abteilungen zusammen, um Herausforderungen im Personalbereich zu
identifizieren und Impulse für Lösungswege zu erarbeiten. Dabei geht es allerdings nicht darum,
Präsentationen über sich ergehen zu lassen. Vielmehr entsteht ein geschützter Raum, in dem sich die
Teilnehmer aktiv auf Augenhöhe begegnen und einen offenen Dialog führen. Mit gegenseitigem
Respekt und Wertschätzung. Zudem schreiben die Teilnehmer User Stories, über die ihre
Anforderungen an Kandidaten deutlich werden und differenzierende Merkmale des Unternehmens
erkennbar werden. Die Unkonferenz ist somit die erste Maßnahme, um die Kommunikation im
Unternehmen zu verbessern. Und das Recruiting auf ein sicheres Fundament zu stellen.

Mehr Erfolg mit Scrum Boards, OKR und dem Eisbergmodell

Der nächste Schritt: Der Personalberater führte Tools und modulare Software ein, um das Recruiting
transparenter und effizienter zu machen. Dazu zählten Scrum, ein Vorgehensmodell des Projekt- und
Produktmanagements aus der agilen Softwareentwicklung. Zudem das Eisbergmodell aus der
Werbepsychologie und Objectives and Key Results (OKR) – das bei INTEL und Google etablierte
Management-System zur Mitarbeiterführung.

Scrum

Scrum

Teil der Neuerungen war auch ein virtuelles Scrum Board in der Cloud. Es beschleunigt die
Kommunikation zwischen Teammitgliedern der HR-Abteilung. HR-Mitarbeiter und auch die internen
Kunden (betroffene Fachabteilungen) können von überall auf dieses Tool zugreifen – auch mit
Laptops, Smartphones und Tablets. Auf dem Scrum Board verfolgen sie jede Stufe des Hiring-Prozess.
Vom ersten Feedback zu potentiellen Kandidaten, über den Auswahlprozess und die
Kontaktaufnahme bis hin zur Unterzeichnung des Vertrags. Darüber hinaus wurde ein Backlog
gepflegt, indem Mitarbeiter ihre Ideen skizzieren. Verbesserungsvorschläge oder Arbeitsaufträge bezüglich
Personalgewinnung werden so kontinuierlich festgehalten. Der Arbeitsfortschritt lässt sich mit einem digitalen Burndown-Chart visualisieren. Die HR-Abteilung ging zudem dazu über, für ihr Tagesgeschäft Issue Tracker und Instant Messenger zu nutzen.

Besonders wichtig ist zudem das regelmäßige Reflektieren. In Dailies (= tägliche kurze Treffen) resümieren Mitarbeiter Projekte und verbessern Argumentationen und Vorgehensweisen. Das verbesserte das Recruiting kontinuierlich und führte dazu, dass die HR-Abteilung vakante Stellen mittlerweile nach rund drei Monaten besetzt. Nicht zuletzt ist die Akzeptanz der HR-Abteilung durch die Fachabteilungen gestiegen.

 

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Thomas Völklein

Thomas Völklein

Thomas Völklein

Partner der QRC Group Personalberatung

Erlangen

Telefon:  + 49 171 / 975 92 23

E-mail: thomas.voelklein@qrc-group.com