Digitalisierung und Datenökonomie sind in aller Munde. Doch der Wille zur Veränderung allein reicht nicht aus. Betriebe suchen Fach- und Führungskräfte, die den Weg ins Zeitalter der digitalen Wertschöpfung ebnen. Unter anderen sind das interdisziplinäre Ingenieure oder Data-Scientists, die erfahren genug sind, um mit New Work Rahmenbedingungen effizient zu arbeiten. Und die sind Mangelware. Jobs im Umfeld der Data Economy bleiben laut einer Studie des Digitalverbands BITKOM im Schnitt sechs Monate vakant. Um diese kostbare Zeit einzusparen, ist es wichtiger denn je, neue Wege zu finden, um nicht nur second best Fach- und Führungskräfte zu gewinnen.

OKR verändert Spielregeln bei der Personalbeschaffung

Hier kommt „Objectives and Key Results“ (OKR) ins Spiel – ein agiles Instrument zur Mitarbeiterführung, das bei INTEL oder Google schon seit Jahren etabliert ist.

OKR

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OKR ist ein agiles Framework für die Gestaltung eines Zielvereinbarungs-Systems. OKR verbindet dabei traditionelle Muster wie Zielvereinbarungssysteme mit agilen New Work Szenarien. Darüber hinaus liefert dieses Modell die einfache Möglichkeit, aus strategischen Unternehmens-zielen operative und messbare Ziele abzuleiten. Diese Zielsetzung erfolgt nicht nur einmal zum Jahresgespräch, sondern vielleicht dreimal im Jahr so kann man wie bei einer Kaskade übergeordnete oft eher abstrakte Ziele auf leichter erreichbare konkrete Ziele für den jeweiligen Mitarbeiter runterbrechen.

Nach über 25 Jahren Erfahrung mit OKR in der Unternehmenspraxis, kenne ich zum einen die „Do´s und Dont´s“ und die Vorteile der Methode. Es ist der optimale Weg, um Top down und Bottom up Ansätze zusammenzuführen. Als Online Pioneer und Führungskraft kann ich heute sagen, dass OKR das Beste aus vielen Welten verbindet. Vor diesem Hintergrund habe ich auch zur Projektsteuerung FitsBetter OKR als zentrales Element des FitsBetter Ansatzes entwickelt.

Wichtig: Die OKR von jedem Team müssen für alle einsehbar sein. Mitarbeiter können sie beispielsweise auf Trello-Dashboards festhalten. So weiß jeder jederzeit, woran die anderen gerade arbeiten.

OKR muss nicht in allen Funktionsbereichen eines Unternehmens genutzt werden, man kann dieses Tool auch isoliert in einzelnen Funktionsbereichen allein einsetzen.

Damit OKR gelebt werden kann, sollte man zunächst die Werte des „Agile Manifesto“ aus der Softwareentwicklung z.B. im Personalbereich einführen:

  • Menschen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge. Austausch ist bedeutender als Formalität. Doch bitte kein komplizierter Austausch. Das Motto lautet: Keep it simple!
  • Den Kandidaten zu finden ist relevanter als eine Dokumentation. Das Arbeitsergebnis ist wichtiger als Beamer-Präsentationen.
  • Es ist bedeutsamer, auf Veränderungen zu reagieren als einen Plan zu befolgen.
OKR

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Das ist die Basis für die 4 Tipps hin zu einer etwas agileren Vorgehensweise im Personalwesen.

Tip 1: Schneller eine dynamische Shortlist mit Kandidaten erstellen

Betriebe kennen das Problem: Externe Recruiter arbeiten wochenlang. Dann liefern sie Ergebnisse, mit denen das Unternehmen nicht zufrieden ist. Vielleicht, weil der Headhunter nicht ausreichend Gespür für die Firma hatte. Vielleicht, weil das Briefing nicht präzise genug war. Um Zeit und Geld zu sparen, ist es besser, frühzeitig die Weichen auf Erfolg zu stellen.

Empfehlenswert ist es, zu Beginn eines Projekts mithilfe verschiedener Tools (z.B. FitsBetter Profiling) strukturiert eine gemeinsame Plattform zu finden. Dabei lernen die Berater das Unternehmen, seine Besonderheiten und Wünsche kennen. Mit diesem Wissen wird aber nicht im Verborgenen gearbeitet. Vielmehr wird in der ersten Projektphase eine Shortlist (FitsBetter Matrix) erstellt. Sie umfasst rund 10 Kandidaten. Der Kunde greift über Softwaretools (FitsBetter Tools) auf die Profile zu und legt mit seinem Feedback fest, in welche Richtung die Suche weiter intensiviert werden soll. So bildet sich auf der Suche nach diesen Experten schnell eine gemeinsame Sprache.

Tip 2: Insights nutzen, um Rahmenbedingungen „on the fly“ zu optimieren

Agiles Headhunting bedeutet auch: Der Weg zur Führungskraft ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn Erkenntnisse während der Arbeit eine Abkürzung erkennen lassen, passt sich das Projekt an.

Ein Beispiel aus unseren FitsBetter Insights: HR-Abteilungen sind gut daran beraten, Gespräche mit Kandidaten zu dokumentieren. Besonders interessant sind Wünsche an einen Arbeitgeber. So könnte sich beispielsweise ergeben, dass sich viele der Experten im Alter zwischen 30 und 40 Jahren für freie Plätze in einer Kindertagesstätte interessieren. Ein offensichtlich knappes Gut, dass der Recruiter als Feedback meldet. Der Betrieb könnte dann die Kinderbetreuung in sein Angebotspaket einbauen und die Chancen auf Erfolg erhöhen.

Tip 3: Fachabteilungen frühzeitig in das Recruiting einbinden

Eine reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg: Beim Recruiting ist diese Kooperation für Unternehmen oftmals eine Herausforderung. Zwar leiden Fachabteilungen unter personeller Ressourcenknappheit. Für das Recruiting jenseits ihres Kerngeschäfts übernehmen sie aber kaum Verantwortung. Hier verlieren Firmen Hebelkraft.

Es kann erfolgsbringend sein, wenn sich Mitarbeiter der Fachabteilungen im Bekanntenkreis umhören oder Messekontakte ansprechen. Und sich in Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung schon zu Projektbeginn an der Neubesetzung einer Stelle beteiligen. Etwa, indem sie sich die Zeit nehmen und detailliert Anforderungen an Kandidaten mitdefinieren.

Ein effizienter Ideation-Process ist hier das wichtigste Werkzeug, um die Requirements zu sammeln, Spannungen zu klären und Roadblocks zu entfernen. Dailies, Weeklies, Reviews und Retrospektiven sind bei der Umsetzung die Mittel der Wahl.

Tip 4: Regelmäßig die Suchstrategie reflektieren

Häufig arbeiten Recruiter nach Schema F. Dabei verpassen sie die Gelegenheit, sich über Erfahrungen auszutauschen. Deshalb sollten agile Recruiting-Teams in regelmäßige, kurze Reviews und Retrospektiven gehen.

Dabei sprechen sie beispielsweise darüber, was bei der Erstansprache von potenziellen Kandidaten zum Erfolg führte. Und entwickeln gemeinsam Ideen, um vor allem die Argumentationsketten zu verbessern. Dieses Vorgehen lehnt sich an Scrum an. Und sollte Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sein.

Lernen Sie, wie FitsBetter OKR bei der Personalgewinnung helfen kann!

Fazit: Schluss mit starren Strukturen. Mit OKR erhöhen Sie die Chancen, begehrte und umworbene Führungskräfte für ihr Unternehmen zu finden. Sie beschleunigen die Digitale Transformation und bauen ihre Position im Wettbewerb aus.

Sie wollen agile Methoden so schnell wie möglich in den Arbeitsalltag ihrer Personalabteilung einbringen. Als OKR Experte der QRC Gruppe stehe ich Ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite. Profitieren Sie von meinen Erfahrungen als Online Pionier, Advisor und Product Owner mit agilen Methoden wie Lean, Scrum oder Kanban. Wiederholt habe ich agile Methoden und Tools in HR, Marketing und Vertrieb in mittelständischen Unternehmen als Berater und als Manager eingeführt und gelebt.

Ihre Mitarbeiter erfahren bei einer Executive- oder Expert-Search, wie OKR im HR-Bereich angewendet wird. Nach diesem “training on the job” beherrschen sie die zugrundeliegenden Methoden selbst.

 

Thomas Völklein

Thomas Völklein

Thomas Völklein

Partner der QRC Group Personalberatung

Erlangen

Telefon:  + 49 171 / 975 92 23

E-mail: thomas.voelklein@qrc-group.com

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