In diesem Beitrag werden wir sie in eine Methodenwelt entführen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Personalberater und Unternehmen optimiert, gleichzeitig die Projektlaufzeiten verkürzt und die Zufriedenheit aller Beteiligten in den Mittelpunkt stellt. Den Impuls zur Auseinandersetzung mit den klassischen Methoden der Personalberatung haben wir über verschiedene Erkenntnisse aus unserem Tagesgeschäft erhalten.

Im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sind wir auf folgende Aspekte gestoßen:

  • Häufig zeigt sich erst nach einer erfolgreichen Neubesetzung, warum sich ein Kandidat für oder gegen ein Stellenangebot entschieden hat.
  • Es ist schwierig, den Erfolg jeder Phase der Candidate Journey respektive unseres Rekrutierungsprozesses zu messen und zu reflektieren.
  • Oft führen einzelne „Candidate Experiences“ bei Mr oder Mrs Right dazu, dass sie den Bewerbungsprozess abbrechen. Optimale Vorbereitung verringert die Wahrscheinlichkeit eines Abbruchs.

Daraus ergeben sich folgende Fragen: Lässt sich mit agilen Prinzipien unser Kerngeschäft als Headhunter verbessern? Kann der messbare Nutzen für unsere Kunden und Kandidaten so gesteigert werden?
Bei der Beantwortung dieser Fragen halfen unsere Erfahrungen mit Innovationsprojekten in Marketing und R&D. Dort haben wir gelernt, dass agile Transformationen das Potential bergen, um tatsächlich – nicht nur im Umfeld der Softwareentwicklung – verkrustete Strukturen aufzubrechen und etablierte Prozesse zu verbessern.

Agilität macht auch in der Personalgewinnung Sinn, denn man kann mithilfe kontinuierlichen Feedbacks und intelligentem Benchmarking zeitnah Schwächen des individuellen Rekrutierungsprozesses abstellen. Dazu gibt es eine Reihe von Schrauben, an denen man auch während eines Projekts drehen kann. Hier nur ein paar Beispiele: Benefits, Package, Wording, Kontext, Aufgabenbeschreibung, gefordertes Skillset, Quellen oder Art und Weise der Erstansprache.

Warum gehört Agilität nicht schon lange zur Grundlage unserer Arbeit?

Das ist einfach zu beantworten: Headhunten war immer ein verteilter Prozess, dem viele Personen, an mehreren Orten, aus unterschiedlichen Unternehmen (z.B. Auftraggeber und Personalberatung) mit verschiedenen Verantwortlichkeiten und Kompetenzen folgten. Hätte man agile Prinzipien auf verteilte Prozesse mit herkömmlichen Methoden und Tools angewendet, hätte das viel Zeit und Geld gekostet. Und war zu den marktüblichen Honoraren und Projektlaufzeiten nicht seriös leistbar.

Das ist heute anders. Instrumente wie BMC, Scrumboards, Trello, JIRA, Github oder AmazingHiring ermöglichen es, toolgesteuerte agile Projektmethoden kostenverträglich im „Headhunting“ zu integrieren und so echte Kooperationen zwischen Unternehmen und Personalberatung leben zu können. Wesentlich ist, dass alle zur Entscheidungsfindung notwendigen KPIs, Dokumente oder Informationen zentral mit intuitiv bedienbaren Tools für alle Beteiligten – auch für Entscheider und Fachexperten – zugänglich sind. Somit wird der Aufwand für Abstimmungen, die eigentliche Recherche und das Benchmarking mithilfe internetbasierter Datenbanken auf ein Minimum reduziert. Dadurch gewinnt man Raum für die Nutzung qualitätssteigernder Methoden, die die Effizienz unserer Arbeit (Zeitdauer bis qualitativ hochwertige Ressource gewonnen wird) signifikant verbessern.

Das Wesentliche bei agilen Vorgehensweisen ist die Trennung vom Was? und Wie? und die iterative sowie inkrementelle Vorgehensweise. Was heißt das? Es werden Ziele und erwünschte Ergebnisse vorgegeben und keine detaillierte Projektplanung. Das Gesamtprojekt wird durch das Team in Inkremente (Teilergebnisse/-projekt) aufgeteilt. Ein Inkrement ist ein Teil des angestrebten Gesamtergebnisses. Eine Iteration ist eine Variante des Inkrements, es kann mehr oder weniger „Implementierungstiefe“ haben. Die Idee ist an überschaubaren Teilprojekten überprüfen zu können, ob sich eine Annahme, die entscheidend für den Erfolg ist, tatsächlich bestätigt.

Jurgen Appelo (Management 3.0) hat den Satz geprägt: „Wir inkrementieren, um uns anzupassen; wir iterieren, um uns zu verbessern.“ Die Erfolgsfaktoren für iteratives und inkrementelles Vorgehen sind Feedbackschleifen und konsequente Reviews.

In einem unserer Projekte hat sich gezeigt, dass die Iteration „New Work 4.0“ mehr Wirkung erzeugt als beispielsweise eine Gehaltsanpassung, denn Jungingenieure wollen nicht mehr verdienen, sondern über mehr „quality time“ verfügen. Ein einfacher Test während des laufenden Research-Projekts lieferte so für unseren Kunden die Entscheidungssicherheit zur Realisierung der HR-Initiative „mehr Mitarbeiterzufriedenheit durch Social Benefits“ die sogar als „cost down“-Programm funktioniert hat.

Nennen wir es „Agile Headhunting“

In erster Näherung erkennt man anhand der unteren Tabelle die Struktur und die wesentlichen Bestandteile unseres Agile Headhunting Prozesses. Vergleichbar mit einem Regelkreis speist eine ständige Feedbackschleife die im Projekt gewonnenen Insights zur kontinuierlichen Verbesserung ein.

Instrumente entlang des Search-Prozess

Instrumente entlang des Search-Prozesses

 

Und das sagen unsere Kunden dazu

„Das ist ja der Wahnsinn. Wie habt ihr das nur hinbekommen in so kurzer Zeit wirklich engagierte Kollegen für uns zu gewinnen?“ CEO eines französischen IT-Beratungshauses, > 2.000 MA

„Endlich mal jemand, der mir nicht ständig erzählt warum ‘Transparenz’ schwierig ist oder in unserer Branche nicht funktionieren kann.“, Leiter R&D, Maschinenbauunternehmen, > 1.000 MA

„Eigentlich seid ihr etwas anders. Bei unserem ersten Projekt dachte ich ja noch – alter Wein in neuen Schläuchen – aber jetzt muss ich sagen, es geht schneller und ihr seid transparent. Vielen Dank.“ Vorstand Marketing/Sales, internationales Logistikunternehmen, > 10.000 MA

 

Thomas Völklein

Thomas Völklein

Thomas Völklein

Partner der QRC Group Personalberatung

Erlangen

Telefon:  + 49 171 / 975 92 23

E-mail: thomas.voelklein@qrc-group.com