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Lizenzmanagement – ein gewinnbringendes Thema

1. Januar 2016 0 Kommentare Blog, Jörg Speikamp, QRC Group Oberhaching

Das QRC – Team in Oberhaching bei München hat sich auf die Auswahl und Besetzung von Lizenzmanagern spezialisiert.

Weshalb ist das interessant für Sie?

Die Lizenzkosten für Software steigen Jahr für Jahr und dennoch tun sich viele Firmen schwer, ihr Lizenzmanagement effektiv zu organisieren. Bei vielen Projekten stelle ich fest, dass das Bewusstsein nur schwach ausgeprägt ist. Dabei sind Kosten wie Einsparungspotentiale erheblich.

Erinnern Sie sich noch an die Präsentation der Ergebnisse des letzten Audits durch einen Mitarbeiter des Software-Herstellers? Viele Folien mit diversen Zahlen wurden präsentiert, teilweise waren sie schwierig nachzuvollziehen; dazu eine umfassende Darstellung der komplexen Lizenzbedingungen, die unterschiedlich interpretiert werden können und sich zudem auch noch kürzlich geändert hatten. Am Ende der Präsentation wurde dann ein hoher Betrag für die geforderte Nachlizenzierung genannt. Die Kosten hierfür waren nicht budgetiert. Der Blick des CFO sprach Bände.

Wo liegen die Herausforderungen?

Die Praxis zeigt: die Probleme sind unabhängig von der Unternehmensgröße immer die gleichen: Unternehmen …

  • … kennen die effektive Nutzung Ihrer Software nicht;
  • … haben keinen Überblick über ihre Nutzungsrechte
  • … haben keinen aktuellen Überblick ihre Compliance
  • … verhandeln ihre Lizenzverträge ohne Integration in die IT-Strategie
  • … haben keinen ausreichenden Überblick über marktgerechte Einkaufskonditionen

Hinzu kommen in fast jedem Unternehmen weitere Faktoren, die das Lizenzmanagement erschweren:

  • dezentrale Beschaffung der Software
  • intensive Nutzung von Virtualisierungs-Technologien
  • Kauf und Verkauf von Unternehmensteilen

Es gibt weitere Szenarien, die drei genannten sind die häufigsten.

Was passiert in der Praxis?

Laut Umfragen hat über die Hälfte der mittelständischen und großen Unternehmen 1-2 Audits pro Jahr. Es gibt Anzeichen dafür, dass die Intensität noch zunehmen wird. Dafür sprechen mindestens zwei Aspekte:

  1. Umsätze aus Lizenzierungsprüfungen sind durch die Hersteller bereits budgetiert
  2. Audits bieten einen idealen Hebel, um Kunden zu bewegen, in für den Anbieter „strategische“ Lösungen zu investieren

Deshalb ist es wichtig, optimal auf die Situation vorbereitet zu sein. In der Praxis zeigen sich allerdings folgende Konstellationen:

  • Der Einkauf ist für die Verträge verantwortlich, die IT für die Nutzung der Einkäufe. Beide stimmen sich nicht ausreichend ab, reden allenfalls miteinander, wenn ein Audit unmittelbar bevor steht.
  • Software-Hersteller stellen bei Audits häufig Unterlizenzierungen fest, die zu nicht eingeplanten Folgekosten führen. Niemand übernimmt die Verantwortung.
  • Externe Berater werden spät in Audits eingebunden. Oft werden sie mit der Aussage konfrontiert, dass es „im Grunde“ keine Probleme gebe. Ich habe jedoch kaum ein Projekt erlebt, in dessen Verlauf sich diese Einschätzung bewahrheitet hätte.

Wann lohnt sich ein professionelles Lizenzmanagement?

Für die meisten Unternehmen lohnt es sich ab einer Größenordnung von ca. 3.000 Arbeitsplätzen. Hierbei ist nicht entscheidend, wo die Verantwortung angesiedelt wird. Es geht darum, die internen Prozesse zu verzahnen und die Verantwortlichkeiten klar zu regeln.

Welche Qualifikationen benötigen Lizenzmanager?

Es gibt für diese Positionen keine normierten Stellenprofile. Häufig werden sie unter Bezeichnungen wie „IT-Controlling“, „Supplier Management“ oder „Asset Management“ geführt.

Kompetenzen Software Asset Management Unabhängig von der Bezeichnung setzen sich die benötigten fachlichen Kompetenzen im Wesentlichen aus drei Bereichen zusammen:

  • Vertragsmanagement
  • Beschaffungsmanagement
  • IT-Management

Einen Kandidaten zu finden, der in allen drei Sphären gleichermaßen zuhause ist, ist so gut wie unmöglich, zumal es keine systematische Ausbildung für diese Positionen gibt. Daher ist ein klares Verständnis über die Ziele und Anforderungen im Vorfeld der Stellenbesetzung extrem wichtig.

Neben den genannten Kompetenzen sind natürlich ausgeprägte Soft-Skills wichtig. Sie ergeben sich schon aus der Schnittstellenfunktion dieser Position innerhalb des Unternehmens.

Ein Tip zum Schluß: bei der Angabe von Qualifikationen lohnt es sich, genau hinzusehen. Wussten Sie beispielsweise, dass selbst der „Fachanwalt für IT-Recht“ in der Regel nicht systematisch auf Fragestellungen im Lizenzmanagement ausgebildet wurde?

Haben Sie Interesse an einer unverbindlichen Beratung? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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